Sådan bruger vi dine oplysninger

Hvem er ansvarlig?

ASA Fodbold · CVR 29951101
F. Vestergaards Gade 3
8000 Aarhus C

Ansvarlig for Spillerudvikling-projektet: Tom Nielsen · hello@tomhenning.dk

Hvem er løsningen til?

Løsningen kan i princippet bruges på tværs af årgange, men ASA anbefaler som udgangspunkt først spillersamtaler i denne form fra U12. Hvis løsningen bruges med yngre spillere, skal klubben konkret vurdere, at formen og spørgsmålene passer til barnets alder og modenhed.

Hvilke oplysninger gemmer vi?

• Navn, årgang, om spilleren er født i første eller andet halvår, spillerkategori, én kontaktmail og om mailen tilhører spilleren, en forælder eller en værge. Den præcise fødselsdato gemmes ikke.
• Spillerens valgte labels og eventuelle fritekstsvar i den personlige evaluering samt vurderingen af fodbold- og træningsglæde fra 1 til 10.
• Trænerens konkrete observationer om styrker, udviklingspunkter og udvikling siden sidst.
• Korte noter fra samtalen, den fælles aftale og senere opfølgninger.
• Tidspunkter for invitation, aflevering, aftale og opfølgning.

Hvorfor gemmer vi årgang og halvår?

Årgang og halvår giver træneren en begrænset aldersmæssig kontekst, som kan bruges til at vælge relevante udviklingsfokus og tilpasse den fysiske og mentale træning til spillerens alder. Oplysningerne er ikke et mål for biologisk modenhed og bruges ikke til en medicinsk vurdering.

Hvilken kontaktmail bruger vi?

Der registreres kun én kontaktmail. For spillere under 16 år bruges en forælders eller værges mail. Når spilleren er fyldt 16 år, kan træneren efter ønske fra spilleren manuelt ændre kontaktmailen til spillerens egen. Det registreres altid, om mailen tilhører spilleren, en forælder eller en værge.

Kontaktmailen bruges udelukkende til invitationen til spillerens forberedelse og til at sende det udviklingsfokus, som spilleren og træneren har aftalt. Den bruges ikke til markedsføring.

Hvorfor gemmer vi oplysningerne?

Deltagelse er et frivilligt tilbud. ASA behandler oplysningerne ud fra en legitim interesse i spillerudvikling: at motivere og opmuntre spilleren til at dygtiggøre sig og blive ved med at spille fodbold samt at kunne rådgive spilleren bedst muligt.

Oplysningerne bruges kun til at forberede, gennemføre og følge op på spillerens udviklingssamtaler og aftaler. ASA vurderer, at de angivne oplysninger er det mindst mulige grundlag for at vælge relevante fokusområder og tilpasse støtten til spillerens alder, trivsel og udvikling. Oplysningerne bruges ikke til ranglister, markedsføring, automatiske afgørelser eller sammenligning med andre spillere.

Hvem kan se oplysningerne?

Projektets administrator håndterer oprettelse og ændring af spillerens stamoplysninger. Holdets godkendte træner kan se de oplysninger, der er nødvendige for at forberede, gennemføre og følge op på samtalen.

Spilleren kan bruge sit personlige, tidsbegrænsede link til at sende sin forberedelse. Spilleren modtager kun trænerens korte resume og de ting, som spilleren og træneren har aftalt sammen. Trænerens interne vurderinger og noter deles ikke med spilleren. Andre spillere og uvedkommende kan ikke se oplysningerne.

Hvor længe gemmer vi dem?

Oplysningerne gemmes, så længe spilleren er tilknyttet ASA. Når ASA har registreret en udmeldelse, slettes profilen og samtalehistorikken senest 30 dage efter, medmindre ASA har en konkret lovlig pligt til at gemme enkelte oplysninger længere.

Spilleren, en forælder eller en værge kan også bede om sletning tidligere. Anmodningen behandles senest inden for 30 dage. Personlige invitationslinks udløber efter syv dage.

Backup og gendannelse

ASA laver en privat backup af spiller- og samtaledata én gang om måneden. Backuppen bruges kun til at gendanne data efter datatab eller en teknisk fejl, og adgangen er begrænset til den ansvarlige administrator.

Backups opbevares i tre måneder og slettes derefter automatisk. Personlige invitationslinks, loginoplysninger og adgangskoder indgår ikke i backuppen.

Dine rettigheder

Spilleren og forældremyndighedsindehaveren kan kontakte ASA eller Tom Nielsen for at få indsigt, få rettet oplysninger, bede om sletning eller begrænsning og gøre indsigelse mod behandlingen. Retten til dataportabilitet gælder, når betingelserne i databeskyttelsesreglerne er opfyldt.

Man kan klage til Datatilsynet.

Oplysninger om helbred eller andre følsomme eller fortrolige private forhold bør ikke skrives i værktøjet. Tal i stedet direkte med en ansvarlig voksen i klubben.

Hvem behandler oplysningerne for ASA?

Værktøjet leveres og hostes via OpenAI Sites. OpenAI anvender Cloudflare til den tekniske hosting og databaseinfrastruktur. Leverandørerne må kun behandle oplysningerne for at drive og sikre løsningen efter deres aftaler med den dataansvarlige. ASA skal sikre, at de nødvendige databehandleraftaler og leverandørvilkår er på plads.

Hvis leverandørerne overfører oplysninger uden for EU/EØS, skal det ske på et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Løsningen må ikke bruges med rigtige spillerdata, før ASA har gennemgået og accepteret de relevante databehandleraftaler og overførselsvilkår.

Hvor kommer oplysningerne fra, og er de obligatoriske?

Stamoplysningerne kommer fra spilleren eller spillerens forælder eller værge, når de bliver spurgt, om spilleren vil deltage. Træneren registrerer dem i løsningen. Deltagelse, labels og fritekstsvar er frivillige. Hvis man ikke ønsker at give oplysningerne, kan man undlade at bruge den digitale løsning uden andre konsekvenser.

Klubbens ansvar

ASA begrænser indsamlingen til oplysninger, der er nødvendige for spillersamtalen, giver kun relevante personer adgang og sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Privatlivsteksten og klubbens procedurer skal løbende holdes opdateret.

Læs også DBU's vejledning om persondata i dansk fodbold og Datatilsynets GDPR-univers for foreninger.

Version 1 · senest opdateret 30. oktober 2026.